Re: (Futur) Kotei Rennes

[Ronin Portekwa]

je me posais exactement la même question.

la base d'une association loi de 1901, c'est :

-deux postes sont à pourvoir, président et trésorier, responsables légaux du fonctionnement (et des dysfonctionnements)
-des statuts concernant le rôle, le but, les fonctions des membres, les critères de désignation des membres du bureau (ça peut être très tordu : on m'a hier donné l'exemple d'une asso dont les statuts décrivent que la composition finale du bureau se décide lors d'une partie de Junta)
-le budget doit être entièrement réinvesti dans l'asso, et ne peut-être capté par ses membres, et un membre du bureau ne peut-être salarié (oui, on n'en est pas là), ce qui doit impliquer aussi pour le trésorier la traçabilité complète du budget (même si encore, L5R Breizh, ce sera pas l'ARC)

sinon :

ça permet pour des démarches avec des prestataires 'location, achats...) de se prévaloir d'un soutien au lieu d'être un particulier, de proposer un éventuel sponsoring, de démarcher des bailleurs plus efficacement, de se prendre la tête sur la rédaction des statuts, de régler les problèmes de trésorerie qui n'auraient peut-être pas existé... c'est vrai que ça paraît assez mince pour notre usage, mais ça permet aussi de rendre les actions perennes (un peu plus en tout cas).

[remi]

Salut,

Effectivement AEG ne demande pas d'association. Des particuliers peuvent faire un Kotei et ça marchera très bien. Si j'avais un grand jardin, je louerais des tentes et oublierai ces histoires administratives!

Avantages d'une association : "La gestion des sous, c'est tout... selon moi."
- Démarcher des loueurs de salle en tant que particulier donne des tarifs moins intéressants que les associations.
- Votre CROUS je ne sais pas mais ceux de Lyon et Paris ne travaillent qu'avec des associations et il est très compliqué de récupérer leurs locaux pour un particulier. Bien sûr, il y a toujours la possibilité de tricher comme par exemple connaître des étudiants...
- Bah, ça fait plus sérieux aussi quand tu vas expliquer un projet, tu donnes moins l'air d'être tout seul même il n'y a que toi et ton ombre derrière le nom de l'association!

* * *

Notez que monter une association uniquement pour gérer un Kotei n'est pas une mauvaise idée car ça vous évitera les inconvénients suivants :
- Faire vivre l'association en tant que telle, avec ses Assemblées Générales et ses bilans divers.
- Gérer des cotisations, donc tenir une liste de membre et s'occuper des mauvais-payeurs.
- Et ça se fait énormément! Ce n'est pas la peine de se dire qu'une telle demande de création d'association risque d'être refusée.

* * *

Note importante : seul le président de l'association est responsable de ses agissements de ceux de ses sous-fifres.
Conclusion : trouvez un homme de paille pour président et faîtes-vous plaisir;)

Rémi, qui n'envisage pas de devenir président de quoi que ce soit...

[Hojyn]

Note importante : seul le président de l'association est responsable de ses agissements de ceux de ses sous-fifres.
Conclusion : trouvez un homme de paille pour président et faîtes-vous plaisir;)

Déconno Sensei président !!! (Seuls les anciens comprendront de qui je parle, désolé)

[Bayushi Ju]

Note importante : seul le président de l'association est responsable de ses agissements de ceux de ses sous-fifres.
Conclusion : trouvez un homme de paille pour président et faîtes-vous plaisir;)

Déconno Sensei président !!! (Seuls les anciens comprendront de qui je parle, désolé)

C'est salaud...

[Hojyn]

Roooh tout de suite, c'est pas méchant ! En plus il n'a pas mis les pieds sur le forum depuis une éternité (la dernière fois c'était en pleine nuit après s'être relevé pour pisser, j'ai vérifié ! ), donc il ne verra pas d'inconvénient à ce qu'on le nomme président de L5R Breizh pour détourner les fonds en son nom... non ?

[Moto Yoee]

Note importante : seul le président de l'association est responsable de ses agissements de ceux de ses sous-fifres.
Conclusion : trouvez un homme de paille pour président et faîtes-vous plaisir;)

Déconno Sensei président !!! (Seuls les anciens comprendront de qui je parle, désolé)

C'est salaud...

Mais c'est rigolo.

Or is it the other way around?

[Bayushi Ju]

Notez que monter une association uniquement pour gérer un Kotei

Et comment qu'on fait ça ?
Qu'est-ce qu'on fait s'il reste des sous ?

[Lowije]

Il me semble que si une association est dissoute alors qu'il reste de l'argent (ou des biens matériels) on peut (doit ?) le léguer à une autre asso.

[Hojyn]

Et là on crée une autre asso pour se faire reverser l'argent... et on devient riches ! A nous les girlz et les pétrodollars !

[Bayushi Ju]

Et là on crée une autre asso pour se faire reverser l'argent... et on devient riches ! A nous les girlz et les pétrodollars !

J'allais juste dire que c'est là qu'intervient Déconno Sensei !

[stentorr]

Toutes vos idées sont intéressantes, et je pourrai être en appui si besoin de formaliser des statuts par exemple (je l'ai fait il y a quelques temps), mais guère plus au vu des événements de janvier de mon côté ...

[remi]

Salut,

Notez que monter une association uniquement pour gérer un Kotei

(...)Qu'est-ce qu'on fait s'il reste des sous ?

Tu peux racheter des lots supplémentaires pendant le weekend si tu vois qu'il y a des sous en plus.
Tu peux rendre la buvette gratuite au moment où les comptes retombent à zéro - ça demande un peu de suivi mais ce n'est pas impossible.
Tu peux aussi faire un tournoi local quelconque peu après, évacuer tout ce qui te reste en lots supplémentaire puis dissoudre l'assoce.
Tu peux aussi faire un dont à une autre association. Il y a d'ailleurs un paragraphe spécifique dans les statuts!

Bon, ça c'est la lois.

En plus, l'association peut faire des notes de frais à ses membres (la lois) pour leur bons et loyaux services(normalement c'est une mission du genre aller acheter un article et le chèquier de l'association n'est pas disponible à ce moment-là) mais trouver un bon motif est nécessaire !

Rémi.

[Ronin Portekwa]

dans ce cas là, le membre est supposé faire établir une facture au nom de l'association au moment de l'achat, qui sera archivée dans le bilan comptable et l'achat sera dès lors considéré comme effectué par l'association...

qu'est ce qu'il m'énervaient à oublier les factures!

[Lowije]

Bon, j'ai commencé à essayer de voir s'il était envisageable de monter un kotei à Rennes. (i.e. j'ai regardé un peu en détail le dossier à remplir)

Voici les principales difficultés :
1) trouver un TO, ça ne me dérange pas de le faire mais je pense que si PEB est dans le coin et accepte de s'y coller ce serait un plus (on bénéficierait de son expérience pour monter le truc et pour appuyer le dossier (il faut indiquer les expériences du TO)).
2) trouver un Head Judge, personnellement je ne me sent pas assez au point sur les règles (n.b. se seront les règles EE) par contre j'en ai discuté un peu à Lyon et JB Masson semble ok pour s'en charger si on a personne d'autre. (étant donné qu'il était déjà arbitre à Grenoble cette année ce serait sans doute un plus pour le dossier).
3) trouver d'autres juges, là c'est moins un problème je pense, ça ne me dérange pas d'en faire partie, par ailleurs il me semble que ces juges peuvent être joueurs. Pour les tops je pense que ce serait bien d'avoir de l'active judging le plus tôt possible, ça veut dire avoir un juge qui reste observer chaque partie de top. On arrivera très certainement à le faire à partir du top4, mais top8 serait bien.
4) avoir une personne pour prendre les résultats des matchs et un logiciel pour gérer les pairings. Ça ce ne sera pas très difficile non plus je pense, n'importe qui peut le faire et on peut prendre un logiciel de tournois d'échecs ou bien celui de magic.
5) sans doute le point le plus difficile : trouver une salle pouvant accueillir assez de monde, je vais essayer de me renseigner à l'espace des deux rives, savoir combien ça couterait (visiblement pas besoin d'asso puisqu'ils louent la salle pour des mariages) et si ce serait moins chère en passant par une asso.

Par ailleurs il y a quelques autres points à gérer, mais un peu plus indépendants du dossier :
1) le budget : il faut voir de combien d'argent on peut raisonnablement disposer. Je pense qu'on peut sans risques partir sur 1000 euros (50 personnes à 20 euros) ce qui nous permet de payer les lots obligatoires (400 dollars pour 10 boites de boosters et d'autres trucs, dont les promos de kotei) ainsi qu'un set de lots supplémentaire (350 dollars pour 10 boites de plus et des sets de rares). Ça nous laisserait un peu plus de 500 euros (selon la valeur du dollar) pour payer le port des lots, ainsi que la location de la salle et éventuellement des lots supplémentaires (t-shirts ? autres ?).
Le gros problème c'est qu'il faut avancer cet argent assez longtemps avant le kotei. Pour ma part ça ne m'embête pas d'en avancer une partie mais trouver une asso serait mieux, on pourrait leur proposer, en contre partie, de garder les bénéfices (on devrait avoir plus de 50 joueurs, probablement plutôt un peu moins de 100, ce qui fera quand même de la marge). Si on ne trouve pas d'asso pour nous aider on utilisera les bénéfices pour acheter plus de lots le jour même du tournoi.
2) l'originalité : il faut distinguer notre kotei des autres pour avoir une chance je pense, pour ça il faut :
- des lots intéressants, ce qui ne devrait pas poser de problèmes, avec 20 boites de boosters on à déjà de quoi donner 5 boosters par participant en en gardant pas mal pour les lots (un peu moins de 10 boites restantes si 100 participants, plus que ça sinon, ce qui nous permettrait d'en distribuer durant les rondes),
- des sides qui plaisent, il faudra y réfléchir,
- d'autres idées ? Je pense par exemple qu'on pourrait faire un tarif dégressif : on met le kotei a 20 euros, mais s'il y a plus de 50 participants préinscrits on baisse le prix, je pense que c'est jouable en demandant un chèque à la préinscription qu'on encaisse pas mais qu'on rendra aux joueurs le jour du kotei si on baisse le prix. À partir de 70 joueurs on peut passer à 15 euros je pense.
3) le logement : idéalement logement gratuit dans la salle (mais sans doute pas possible pour des raisons de sécurité), sinon voir avec des hotels pour des réductions.

C'est tout pour le moment, si vous avez des trucs à dire allez-y.

[Moto Yoee]

Je ne pense pas que les Judges puissent jouer, mais peut-être que je me fourvoie. En tout cas, c'est mieux d'avoir des juges non-joueurs, pour qu'ils soient plus disponibles pour toutes les questions des joueurs.

Dans ton budget, tu as oublié de prendre en compte le budget "restauration", à savoir tous les sandwiches et toutes les boissons qu'on pourra offrir aux joueurs.

Sachant que l'année dernière les koteis français ont rassemblé une moyenne de 95 joueurs, on peut tabler sur un minimum de 75 joueurs pour Rennes (qui est bien mieux situé que Lille ou Grenoble géographiquement parlant), et un maximum d'une centaine de joueurs.

A 15€ la préinscription (et 20€ sur place, pour favoriser les préinscriptions et récolter de l'argent plus rapidement), on récolterait déjà un minimum de 1.125€.

Pour ce qui est des sides rigolos, il y en a moult et frites: le 4/6, l'oni à deux têtes, War of Honor, le format peasant, le format legacy, le beer (ou chouchen) for provinces, le Heroes Never Die (side toulousain de l'année dernière), le JdR, etc.

On pourrait même essayer d'en créer un pour l'occasion, histoire d'avoir de la nouveauté à proposer (et ainsi d'attirer des gens).

Il faut aussi prévoir un Honor Event (costume, theme deck, artistic contest, etc.) pour le tournoi principal.

[Lowije]

Je suis d'accord que c'est mieux d'avoir des juges qui ne jouent pas, j'indiquais juste que dans le dossier fourni par AEG seuls les 3 membres principaux sont indiqués comme n'ayant en aucun cas le droit de participer au tournoi.

Sinon, un truc pas mal serait de garantir l'absence de buy : l'un de nous participerait ou pas selon le nombre d'inscrits.

Pour la restauration je ne pense pas que ça rentre vraiment dans le budget (enfin disons que ce sera à peu près indépendant du reste, je ne pense pas que ça fonctionnera à pertes), cela dit, une originalité pourrait être de proposer le repas de midi offert aux participants. À voir si c'est gérable. Mais au pire la restauration peut être indépendante de nous (soit il existe une solution dans la salle comme à Grenoble, soit on peut s'arranger avec un commerçant : entre 50 et 100 personnes qui vont manger chaque midi ça doit pouvoir permettre de négocier).

Le [alcool quelconque] for provinces je pense que ça dépendra fortement de la salle aussi, selon s'il est possible d'y vendre de l'alcool.

[remi]

Salut,

Si vous n'y voyez pas d'inconvénient, voici ce que je pense (si vous en voyez, bha virez mon post, la vie est si facile à Rokugan!)
- La liste définitive des juges n'est pas à fournir à AEG.
- Oui il faut trois personnes sur le dossier. Pensez aux autres noms potentiels est nécessaire mais rappelez-vous qu'il faudra attendre la validation du dossier pour avoir la date finale. Si vous trouvez des gens prêts à s'impliquer dès aujourd'hui, c'est bien mais, à mon avis, ce n'est pas l'objectif principal.
- Trouver la salle et la vendre à AEG est primordial.
- Loïg, n'oublie pas que tu fais partie de la poignée de mecs qui ont écrit quelque chose dans l'Herald. Arrête de chercher uniquement des gens plus qualifiés pour séduire AEG, c'est mort d'avance.
- Les juges qui jouent, c'est un peu la loose dans l'organisation et leur disponibilité peut énerver les joueurs. Par expérience, pour 100 personnes, 3 juges à temps complet suffisent... allez 4 et vous serez bien large.
Ne mélangez pas tout et surtout pas les rôles des uns et des autres. Le Head-Judge est la personne à appeler pour un joueur récalcitrant. Normalement n'importe quel juge répond à n'importe quelle question. Il s'agit d'éviter les scandals, quand un joueur tente de se rebeller s'il est USA-style dans l'âme il sort son arme et demande le Head-Judge pour trancher. Le Head-Judge doit arriver et calmer la situation.
Règle numéro 1 : Les juges ont raison.
Règle numéro 2 : Le Head-Judge doit être sans pitié et sûr de ce qu'il dit dans tous les cas. Notez qu'il reste humain et a droit à l'erreur. Le Head-Judge peut utiliser n'importe quel prétexte pour demander conseil aux autres arbitres par exemple : Vérifier que ces derniers sont bien au courant de tel ruling ou telle situation.
=> En général, même les joueurs français respectent le Head-Judge quelqu'il soit.
- Garantir l'absence de Bye est une un excellent sujet de thèse mais difficile à mettre en pratique car les gens abandonnent en cours de route et/ou arrive en retard.

Bon courage,
Rémi.

[Lowije]

Merci pour ta réponse !

La salle est donc le point primordial, avec le budget évidemment. Si on arrive à obtenir celle à laquelle je pense ce sera sans doute un gros plus : très facilement accessible depuis la gare en peu de temps et proche d'un parking gratuit et grand.

Concernant les juges, je suis d'accord avec ça :

=> En général, même les joueurs français respectent le Head-Judge quelqu'il soit.

Je pense que les joueurs de L5R en général sont responsables et acceptent les décisions des juges. Mais d'un point de vue personnel, si je dois participer à l'organisation d'un gros tournoi, je souhaite avoir le meilleur head judge possible. Il reste bien sur la possibilité de bosser les règles à fond d'ici la date du kotei s'il a lieu... mais avoir en plus quelqu'un qui a de l'expérience en tant que juge me parait une meilleure idée.

[Hojyn]

On pourrait même essayer d'en créer un pour l'occasion, histoire d'avoir de la nouveauté à proposer (et ainsi d'attirer des gens).

Pourquoi pas un format en scellé ? Evidemment faut acheter les starters, c'est le problème... mais c'est original. En achetant X boîtes de starters et en tirant au sort le clan pour chaque joueur, puis en donnant à chaque joueur son starter + x boosters, on peut faire un format 30/30 assez sympathique.

Intérêt pour les joueurs : format original et peu joué mais pourtant intéressant, ça fait toujours des cartes en plus, possibilité de rajouter un système de "mise" (après chaque partie le vainqueur peut choisir une carte dans le tas de cartes inutilisées du perdant ; puis on redonne 5-10 minutes à tout le monde pour modifier son deck, les vainqueurs ayant donc une carte de plus dans leur pool de cartes).

Eventuellement pour éviter de se retrouver avec 50 starters en trop, on peut mettre en place un système de préinscription, par exemple : 15€ pour le Kotei + le side "normal" et 25€ pour le Kotei + le side "format scellé". Avec possibilité de s'inscrire le jour même sous réserve que le nombre de starters disponibles soit suffisant et possibilité de remboursement pour les qualifiés du Top 16/32.

[Lowije]

Je pense que pour les sides on peut prendre le temps d'y réfléchir. Je ne suis pas certain que ce soit ultra important de décrire précisément ces sides pour le dossier, donner des idées devrait suffire.
Le scellé peut être sympa, à voir si ça motivera les gens. Pour le faire à moindre coût on peut le faire avec de vieilles cartes... mais ça intéressera peut être moins de gens.

Par contre je ne suis pas du tout certain que faire un side payant soit une bonne idée, en tout cas je ne suis pas pour.


Je reviens juste à la salle, j'ai vu que pas mal de tournois magic sont organisés là bas est-ce que quelqu'un sait comment ils font ? Il me semble que vous (Robert ?) parliez d'une asso magic. On peut peut être prendre contact avec eux ? Un de vous les connaît ? Sinon j'irai voir au Temple du Jeu, Loïc a l'air au courant à propos de magic.

[Lowije]

Je viens d'écrire à l'espace des 2 rives pour avoir des informations sur leurs tarifs et leur capacité d'accueil.

[Bayushi Ju]

Tu as des nouvelles ?
On pourrait recauser de tout ça samedi afin de faire un petit point sur une éventuelle candidature.

[Lowije]

J'ai eu une réponse me disant qu'ils ont plusieurs salles, équipées en tables et chaises. J'ai eu aussi un numéro de téléphone pour contacter quelqu'un pouvant me donner des infos sur les tarifs et la capacité d'accueil des lieux.

Je vais essayer d'appeler dans la semaine.

[Lowije]

J'ai appelé, voici les réponses que j'ai eues :

Salle de 200 m2, équipée en tables et chaises.
Cuisine.
Possibilité d'avoir de l'alcool sur le lieu du kotei (à condition que l'entrée soit payante et qu'on fournisse aussi de la nourriture).
Fermeture de la salle au plus tard à 2h du matin le samedi soir, à 1h du matin le dimanche.
Parking de 70 places pour les utilisateurs de la salle.
Il est possible d'aller visiter la salle quand on veut (de préférence un lundi).
On peut poser une option sur deux dates et confirmer en décembre pour celle qui est retenue.

Maintenant les choses qui fâchent :
la location est à 354 euros par jour (plus 10 euros d'inscription à leur asso) et ce n'est pas moins couteux pour les associations.
Il faut aussi laisser une caution (qui n'est pas encaissée) : 1000 euros pour le matériel, 500 euros pour le ménage, 30 euros pour les badges d'accès.
Le paiement se fait 15 jours avant la date de l'événement.
Il faut bien sur rendre la salle nettoyée et rangée à l'issue du week end.

[Lowije]

Bon, à priori j'ai la possibilité d'aller voir la salle lundi. J'y vais ou pas ? Quelqu'un veut venir avec moi ?

Toujours des motivés pour essayer d'organiser un kotei ? Il reste environ deux semaines pour envoyer le dossier. Je pense qu'il est temps de se décider pour savoir qui ferait quoi. Il faut aussi songer à une date (deux en fait).

Pour ma part, concernant la date, j'aimerais essayer d'éviter les mois de mars et avril car il est possible que je sois à l'étranger à cette période et selon où je serai ce ne sera pas forcement possible de revenir à Rennes.
Concernant l'organisation je suis prêt à être TO, à tenir la table de score, ou à être juge. Par contre je ne me sent pas trop pour être head judge (à noter que si personne d'entre nous ne se sent pour faire ça il y a toujours JB Masson qui m'avait dit être ok).

Par ailleurs il faut trouver un moyen d'acheminer les lots, je vais sans doute passer au temple du jeu cet aprem, j'essayerai de me renseigner la dessus. Je verrais aussi s'ils seraient motivés pour animer une soirée jeux de sociétés le samedi soir.
Il faut aussi trouver des finances : de quoi acheter les lots en décembre, de quoi payer la salle deux semaines avant le kotei (on peut espérer que cette partie sera couverte par les près inscriptions).

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