(Futur) Kotei Rennes

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(Futur) Kotei Rennes

Message  Bayushi Ju le Jeu 16 Sep 2010 - 8:26

J'ouvre un topic afin de compiler les différentes infos sur le sujet.

Mais tout d'abord, il y a-t-il des gens motivés pour l'organisation d'un tel événement ?
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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Bayushi Ju le Jeu 16 Sep 2010 - 8:33

Objectifs et missions :

1) Trouver un lieu pour accueillir environ 100 personnes et avoir une autorisation de la ville concernée
2) Préparer la salle pour l'événement
3) Organiser les pauses déjeuners avec les repas, boissons et tout et tout
4) S'occuper des lots de tournois
5) Faire de la pub
6) Prévoir des hébergements faciles
7) Etre suffisamment dans l'orga, je dirais au moins 5 personnes
Cool Avoir un poste informatique pour le déroulement du tournoi
9) Organiser des Side Events
10) Etre motivé et ne pas avoir peur d'être sollicité à longueur de WE

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Lowije le Jeu 16 Sep 2010 - 8:45

Moi je veux bien aider. Par contre, pour le cas ou un tel evenement aurait lieu je voudrais bien jouer Smile
Du coup je suis ok pour participer a tout ce qui est d'ordre logistique (trouver la salle, se renseigner sur l'hebergement, voir pour les repas...)

Tu as deja des idees pour qui occuperait les trois postes requis par AEG ? (chef juge, organisateur et compteur de points il me semble) En particulier pour le juge, je pense que c'est important d'avoir quelqu'un ayant des "references".

D'un point de vue financier tu vois ca comment ? On ne dispose pas d'une asso pour gerer ca... tu penses voir avec un magasin ?

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Shinjo Kenshin le Jeu 16 Sep 2010 - 8:47

pour le 1), on peut tenter l'espace des 2 rives, c'est là qu'ont eu lieu les championnats régionaux de magic, donc la place n'est pas un problème et l'autorisation ne devrait pas en être un non plus

pour le Cool, un ordinateur portable suffit (si aucun orga n'en a, je peux prêter le mien)

pour le 6), ça dure combien de temps ?

et comme Lowije, j'aimerais bien participer

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  shosuru le Jeu 16 Sep 2010 - 8:51

moi je veux bien mais j'ai jamais fait ca de ma vie (et en plus je sens que je vais bosser le jour du tournoi)
1) la salle je suppose qu'il faut voir çà avec la mairie?
2)
3)
4) les lots faut voir ça avec Nico B.?
5) Tourner sur les forums ?(français et européens?)
6) faire la liste des hotels/auberges de jeunesse à proximité de la salle(voir négocier des tarifs?) ainsi que des moyens de transport pour accéder a la salle
7)
Cool portable? ca c'est pas dur j'en ai 1
9) genre légacy Oni a 2 têtes etc? ca me parait pas compliquer
10) là ca rejoint mon intro pas sûr d'être là je travaille le samedi (donc je dois négocier)

j'ai une question en plus pour la date du kotei, qui la choisit?

ps: y a des post qui se sont rajoutés, ca ne me dérange pas de ne pas jouer (parce que je sais que j'ai du mal a jouer 7 rondes sans faire connerie sur connerie)


Dernière édition par shosuru le Jeu 16 Sep 2010 - 8:53, édité 1 fois

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Lowije le Jeu 16 Sep 2010 - 8:52

Pour le 1) a mon avis ca peut aussi etre une bonne idee d'essayer d'integrer le kotei dans une convention quelconque qui aurait lieu a Rennes. Ca permettrait peut etre d'obtenir de l'aide pour le financement (et surtout de faire ca dans un cadre plus simple, i.e. avec le soutient d'une association)

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Bayushi Ju le Jeu 16 Sep 2010 - 8:54

On pourrait effectivement passer par un système d'association.
Je vais me renseigner un peu là-dessus.
Sinon, je pense aussi qu'il faut un logiciel pour l'organisation et le comptage.
Pour les dates, on doit en proposer plusieurs et ils choisissent ensuite.
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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  shosuru le Jeu 16 Sep 2010 - 8:56

pour les frais, je pensais à un partenariat avec différents fournisseurs contre échange de publicité sur le lieu du tournoi

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Shinjo Kenshin le Jeu 16 Sep 2010 - 9:02

est-ce qu'il y a l'équivalent de dci reporter pour L5R ? (un truc qui permet de noter l'affiliation à un clan et faire des trucs avec, ce serait bien)

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Lowije le Jeu 16 Sep 2010 - 9:03

En fait, pour le comptage il me semble que c'est meme obligatoire d'avoir un logiciel, et meme un logiciel "pro".

Pour le financement il faut vraiment se renseigner sur le cadre legal (je pense qu'en tant que particulier c'est assez chaud de faire ca). Pour ce qui est des assos, peut etre qu'il y a une asso pour magic a Rennes, non ? Peut etre que cette asso pourrait aider ? Sinon, se renseigner aupres des associations de jeux de roles.

Pour la date, il faut effectivement proposer au moins deux dates, cependant, d'apres ce que j'ai pu lire, le fait que l'une des dates corresponde a une convention ou autre regroupement de gens qui pourraient etre interesses par l5r est probablement un gros plus (ce qui peut se comprendre, ca peut attirer de nouveaux joueurs)

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Bayushi Ju le Jeu 16 Sep 2010 - 9:06

Avant de s'embarquer la dedans, je vais contacter Nico afin de savoir si oui ou non, avec les différentes villes intéressées, on a objectivement une chance ou pas du tout.
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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Bayushi Ju le Jeu 16 Sep 2010 - 9:58

Une réponse de Nico B. from Toulouse :

"L’expérience est un facteur non négligeable dans l’attribution des Kotei mais n’est pas le facteur décideur. Si tu envoies une candidature, elle sera étudiée et une réponse y sera donnée."
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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Lowije le Jeu 16 Sep 2010 - 10:01

Du coup ca parrait chaud... mais si on a de bons points forts par ailleurs et qu'on réussit a trouver un juge qui ait de l'expérience ca peut le faire non ?

Cela dit peut etre que certains d'entre nous ont de l'experience d'organisation dans d'autres domaines proches ? (tournois magic par exemple^^)

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Moto Yoee le Jeu 16 Sep 2010 - 13:11

[quote="Bayushi Ju"]Objectifs et missions :

1- Mission à confier aux Rennais, vu que nous on est un peu loin pour prospecter/organiser tout ça.
2- Donc prévoir une location plus longue que juste le samedi/dimanche. L'idéal serait qu'on ait le vendredi après-midi pour tout installer, histoire de pouvoir accueillir les joueurs assez tôt et ne pas finir trop tard le samedi soir.
3- Ça nécessite une sacrée organisation logistique, ainsi qu'un budget conséquent.
4- Normalement certains sont fournis par AEG, et ensuite on peut budgétiser le PAF, le coût du kotei et acheter des lots supplémentaires avec ce qu'il reste (style des petits lots sympatiques pour les top/flop of clan, etc.)
5- La pub sera avant tout faite par AEG sur son site officiel (via le calendrier des events), et ensuite on se chargera de la pub "locale" (Ryoko me semble être le site incontournable pour ça).
6- Donc prévoir dans le choix de la salle le fait qu'il y ait des hôtels pas trop chers dans les environs.
7- 5, ça me semble être vraiment le strict minimum, je tablerai plutôt sur une équipe d'une dizaine de personnes (pas forcément des L5Reux, vu qu'il faudra aussi s'occuper de la buvette et de l'installation de la salle). Je veux bien faire partie de cette équipe, parce que même si j'aimerais jouer, si on arrive à avoir un kotei rennais, je ne veux pas laisser les orgas dans la mouise.
8- Prévoir un accès internet aussi (clé 3G ou wifi intégré à la salle). Pour ce qui est des ordinateurs portables, Ju et moi en avons un chacun, donc ça devrait le faire. Penser aussi à amener une imprimante pour imprimer les pairings.
9- Pour ce qui est du format Legacy, je pense que contacter Rémi Cavaillé serait une bonne idée (il est à fond sur ce format et je pense qu'il sera ok pour aider si on organise un tournoi Legacy). Pour les autres formats, à voir selon ce qui intéresse les gens.
10- Tant que j'ai une bonne bière bien fraiche en fin de week-end, je peux tout supporter.

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Bayushi Ju le Jeu 16 Sep 2010 - 13:21

Je pensais que tu aurais proposé un Beer for Provinces... Wink
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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Lowije le Jeu 16 Sep 2010 - 13:42

D'ailleurs, concernant le logement, vous pensez que ca se fait de trouver une salle avec logement ? (j'imagine que c'est un gros plus si les participants n'ont pas a se loger)

Comprendre : une salle ou on peut dormir par terre (niveau place et probablement niveau assurance)

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  remi le Mer 28 Sep 2011 - 9:12

Salut,

Un petite question pour la route... comptez-vous faire quelque chose en 2012 ?
Avez-vous déjà une idée des dates ?

Ce serait dommage qu'on se marche dessus !

Rémi.

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Lowije le Mer 28 Sep 2011 - 9:17

Salut Rémi.

On n'en a pas vraiment parlé pour l'instant mais PEB avait aussi émis l'hypothèse d'en organiser un à Nantes. S'il le fait je pense qu'on lui laissera la place, sinon c'est à voir... mais c'est tout de même sans doute techniquement un peu compliqué pour nous : nous n'avons pas de structure pour ça (asso ou autre).

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  remi le Mer 28 Sep 2011 - 9:21

Salut,

Merci pour ta réponse Loïg !

Rémi.

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Bayushi Ju le Mer 28 Sep 2011 - 10:47

Ben justement on a discuté de ça avec Yann est on serait assez motivé pour en monter un sur Rennes.
Après lecture du "contrat", il n'y a pas besoin d'association forcément il me semble.

J'ai déjà quelques intéressé pour l'orga donc c'est à réfléchir.
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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Lowije le Mer 28 Sep 2011 - 11:16

Bayushi Ju a écrit:
Après lecture du "contrat", il n'y a pas besoin d'association forcément il me semble.
Mais pour obtenir une salle c'est sans doute un gros plus.

Cela dit, si vous vous décidez à le faire je suis partant pour vous aider.

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Ronin Portekwa le Mer 28 Sep 2011 - 11:36

Pour ce que j'ai d'expérience d'organisation événementielle sur Rennes :

j'ai participé il y a quelques années de ça à l'orga d'éclipse (convention de jeu de rôle de l'ascreb, clubs des cités U du campus scientifique), à l'époque où la convention était liée à d'autres évenements que ceux organisés par le club de la lune rousse (théâtre, biblio, danse bretonne, etc).


-les budgets avaient été décidés dès décembre, et les prévisionnels fixés dès novembre pour les proposer aux potentiels bailleurs de fond (dans ce cas, il s'agissait principalement du CROUS, mais en y regardant de plus près, on trouve pas mal de bailleurs potentiels pour de l'événementiel, même si ça se raréfie ces dernières années)

-une partie des sponsors avaient aussi pu être trouvés auprès de magasins divers et variés (JDR, mais d'autres aussi, et des éditeurs de JDR (ce qui nous ramène ici forcément à AEG, mais sont-ce toujours eux qui éditent le JDR en français?)

-dans la même lignée, un side JDR me paraît une relativement bonne idée, et des meneurs seront aisément contactables à la lune rousse, à l'oeil glauque ou dans d'autres assos.

-juste pour l'organisation des salles (mais la compartimentation était bien plus importante pour l'ambiance), on mettait une bonne aprem, avec une équipe d'un peu moins de 10 personnes (de mémoire)

-Toujours question budget, il y a sans doute aussi moyen de mettre des lots budgetisés sur la buvette/sandwitcherie qu'un bon kotei se doit de proposer (vérifier réglementation en vigueur, encore une fois, mais ça doit être jouable)

-la publicité est quasiment assurée pour peu qu'on passe un peu de temps à rappeler les dates sur différents forums.

-Pour les locaux, l'espace des deux rives sembla adapté de par son usage déjà occasionnellement dévolu aux tournois de cartes d'assez grande ampleur (un régional de magic, c'est autant de participants qu'un kotei L5R...). Il offre aussi l'appart de Loïg juste à côté en cas de besoin de soutien logistique ou de nécessité de repli stratégique. Il reste sinon à démarcher les diverses MJC, centres sociaux, etc...

-dans tous les cas, prévoir des trajets avec les bus facilement indicables pour ceux qui viennent en train, et dire aux autres de laisser leur voiture (Rennes, avec ses sens interdits, c'est pas super praticable sans connaître, sauf évidement pour reposer un parisien).

-de même, ne pas hésiter dans le dossier de présentation à en rajouter une couche sur l'accessibilité de Rennes depuis Paris, mais aussi par train depuis Lyon ou Bordeaux, les 4 voies gratuites bretonnes qui vous permettent d'aller à la mer si vous droppez...

-peut-être se renseigner au niveau de l'auberge de jeunesse pour des prix? genre si on leur apporte un certain nombre de lits pris en un w-e? question logement pas cher, je vois pas trop sinon, je dois dire. En tout cas, je ne sais pas où demander pour d'obtenir des prix

-sinon, un cidre pour province, voire chouchen pour province....

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Bayushi Ju le Mer 28 Sep 2011 - 11:43

Plein de bonnes infos. Merci Robert.

En parlant d'association, en créée une juste pour l'occasion me semble peu intéressant.
Du coup, ma question est la suivante : une association L5R Breizh, ça intéresserait des gens ?
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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Hojyn le Mer 28 Sep 2011 - 12:01

Bayushi Ju a écrit:Plein de bonnes infos. Merci Robert.

En parlant d'association, en créée une juste pour l'occasion me semble peu intéressant.
Du coup, ma question est la suivante : une association L5R Breizh, ça intéresserait des gens ?

Question con (et totalement sérieuse, j'y connais rien là-dedans) : ça servirait à quoi une asso, à part dans le cadre de ce Kotei ?

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Re: (Futur) Kotei Rennes

Message  Bayushi Ju le Mer 28 Sep 2011 - 12:04

Hojyn a écrit:
Bayushi Ju a écrit:Plein de bonnes infos. Merci Robert.

En parlant d'association, en créée une juste pour l'occasion me semble peu intéressant.
Du coup, ma question est la suivante : une association L5R Breizh, ça intéresserait des gens ?

Question con (et totalement sérieuse, j'y connais rien là-dedans) : ça servirait à quoi une asso, à part dans le cadre de ce Kotei ?

A faire du détournement de fonds ! Razz
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